7نکته مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری که باید بدانید!
اگر سمت مدیریت یک شرکت حسابداری را دارید و یا حسابدار ان هستید، باید بدانید که نگهداری از اطلاعات مالی شرکت یکی از معضلاتی است فکر صاحبان مشاغل و سرپرست هلدینگ ها را به خود مشغول کرده است، این کاملا منطقی است زیرا سرنوشت هر هسب و کار حرفه ای بستگی به حفظ و نگهداری از این اسناد مالی دارد به همین منظور شما برای حفظ این اسناد ملزم به انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب می باشید که از اهمیت بالایی برخوردار باشد و لازم است دقت بالایی برای انتخاب آن به خرج دهید، مقاله به تحریر درآمده ما نیز7 نکته مهم انتخاب نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار می دهد.
نرم افزار حسابداری چیست؟
حسابداران و مدیران مالی در طی یک دوره زمانی مشخصی موظف هستند تا گزارشاتی مبنی بر حسابرسی به فرنشینان خود ارائه دهد، در زمان قدیم به دلیل نبود تکنولوژی و نرم افزارهای حسابداری تمامی صاحبان مشاغل و شرکت ها با مشکل اشتباه در حسابرسی ها دست و پنجه نرم می کردند که این خود یکی معضل بزرگ برای کارهای روتین آن ها به شمار می رفت، از همین روی اولین اقدامات برای ساخت نرم افزار های حسابداری در اواخر دهه ۶۰ صورت گرفت.
به طور دقیق نمی توان گفت اولین نرم افزار حسابداری را چه کسی طراحی کرده است اما طبق مدارک موجود و تحقیق درباره این موضوع اولین نرم افزار طراحی شده حسابداری و حسابرسی منوط به سال ۱۳۶۸ است که عملکرد آن ثبت سند حسابداری، دفاتر کل و دارای یک ستون ۴ تراز آزمایشی بود و حجم این نرم افزار حدود یک مگابایت تخمین زده شده بود.
همچنین این نرم افزار در دوره خود یک نرم افزار محبوب به شمار می رفت و به صورت رایگان در اختیار همگان قرار داشت و امروزه تکنولوژی در این زمینه به قدری پیشرفت داشته که با نرم افزارهای قدرتمندی همچون بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی مواجه هستیم که در گوشی و سیستم همزمان نصب شده و توانایی این را دارد که تمامی اعداد و ارقام معاملات را به بهترین شکل طبقه بندی کرده و در خود جای دهد.
امروزه نرم افزار های حسابداری زیادی طراحی شده و در بازار ارائه می شود، این نرم افزار های طراحی شده زیر مجموعه تمامی خدمات حسابداری می باشد. به عنوان نمونه این نرم افزار ها می توان به نرم افزار های مدیریت بازرگانی، نرم افزار حسابداری مشاوران املاک، نرم افزار های حسابداری صندوق فروشگاهی، نرم افزار حسابداری ابری و … اشاره کرد.
مزایا و معایب استفاده از نرم افزار حسابداری
اکثر مردم در جست وجوی راحتترین راه برای حسابداری شرکت های خود هستند، توجه اکثر افراد از نرم افزار حسابداری تنها به کارکرد این نرم افزارها محدود میشود، اما اگر بخواهیم نگاه کلی به آن بیاندازیم تصور این دست از افراد اشتباه است، شما برای اینکه بخواهید بهترین نرم افزار حسابداری ایران را انتخاب کنید ابتدا باید با مزایا و معایب این نرم افزار ها آشنا شوید، در ادامه به بررسی این موارد میپردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری:
- امنیت در حفظ اطلاعات: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوانید امنیت اطلاعاتتان را ارتقا دهید، این نرم افزارها قابلیت بکاپ گیری دارند یعنی میتوانند نسخه ای از اطلاعات شما را به فضای ابری و ایمیلتان ارسال کنند، همانطور که میدانید در گذشته اطلاعات روی کاغذ ثبت می شد که احتمال از بین رفتن این این کاغذ ها بسیار بالا بود اما شما با استفاده از نرم افزار حسابداری دیگر نگران پاک شدن اطلاعات و یا نابودی آنها نیستید.
- افت خطاهای انسانی: شما هرچقدر که حسابدار خبره ای باشید باز ممکن است در حسابرسی خود دچار اشتباهاتی شوید، یک حسابدار خوب به یک نرم افزار حسابداری بدون خطا نیاز دارد، یکی دیگر از مزایای این نرم افزار های حسابداری کاهش خطای انسانی است.
- سازماندهی اطلاعات: یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری دسته بندی اطلاعات است، شما بدون استفاده از نرم افزار حسابداری برای یک گزارش گیری کاملا ساده به چند ساعت زمان احتیاج دارید اما در صورت استفاده از نرم افزار حسابداری در کوتاه ترین زمان می توانید به طور جداگانه چندین گزارش مختلف اعم از فاکتور های خرید و فروش، اسناد مالی، مانده حساب به اشخاص، تراکنش ها دریافت کنید.
- افزایش سرعت فروش: سرعت پردازش این نرم افزار ها یکی از محبوب ترین مزایای این نرم افزار ها به شمار میرود، بطور مثال به زمانی فکر کنید که مجبور به ثبت دستی فاکتور های خود بودید! چقدر زمان مصرف میکردید؟ همچنین با روش قدیمی، کسب و کار شما کاملا غیر حرفه ای به نظر میرسید، اما امروزه با این نرم افزار حسابداری زمان کمتری برای حساب کردن و زدن فاکتور صرف می کنید، این کار همینطور که باعث رضایت شما از کسب و کارتان می شود باعث رضایت مشتری و مراجعه دائمی مشتری را فراهم می کند.
معایب استفاده از نرم افزار حسابداری:
- دسترسی به سیستم: شما برای اینکه بتوانید از این نرم افزار ها استفاده کنید باید به سیستم متصل شوید، البته بهتر است اصلا نگران این موضوع نیز نباشید زیرا نرم افزار هایی طراحی شده اند که می توانند به صورت ابری به شما خدمات ارائه دهند.
- هزینه های زیاد برخی از نرم افزارها: برخی از نرم افزار های حسابداری از هزینه های زیادی برخوردار هستند اما این نکته را نیز باید در نظر داشته باشید که بسیاری از نرم افزار حسابداری نیز وجود دارند که با هزینه ای کم خدمات بسیار زیادی ارائه میدهند، اما شما باید بسته به شغلی که دارید این نرم افزار ها را خریداری کنید.
- داشتن تخصص: اگر به خوبی در انتخاب این نرم افزار ها دقت کرده باشیم دیگر نگران استفاده از آن نیستیم، زیرا به هرحال برخی از این نرم افزار حسابداری پشتیبانی داشته و نحوه کار با این نرم افزار را به شما آموزش میدهند.
7نکته مهم انتخاب نرم افزار حسابداری!
حسابداری یکی از مشاغلی است که اگر به درستی انجام نشود باعث بهم ریختگی کسب و کار، مشکلات مالی شده و حتی زمینه ورشکستگی یک کسب و کار را مهیا میکند، از همین روی شما علاوه بر نیاز به یک حسابدار با تجربه و ماهر، به بهترین نرم افزارهای حسابداری نیز احتیاج دارید تا بتوانید باعث پیشرفت کسب و کار خود شده و از خطاهای ممکن جلو گیری کنید. با در نظر گرفتن تمامی این فاکتور ها، در ادامه قصد داریم 10 نکته اساسی در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری را مورد بررسی قرار دهیم.
پاسخگوی تمامی نیازهای حسابرسی کسب و کار باشد: شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند تمامی کسب و کار شما را مدیریت کند، شما ملزم به انتخاب نرم افزار مطابق با انتظارات خود هستید.
دارای سیستم گزارش دهی کامل باشد: شرکت ها به گزارش گیری ماهانه و یا هفتگی بسیار اهمیت می دهند، به دلیل اینکه خطاها در این حسابرسی ها بسیار کاهش پیدا کند نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند به طور دقیق و کمترین زمان گزارشات کاملی را برای شما فراهم کند.
امکان کنترل و دسترسی برای کاربر را داشته باشد: یکی از مهم ترین امکانات نرم افزار های حسابداری دسترسی به اطلاعات کاربران است، اگر این اطلاعات به طور درست وارد سیستم نشود باعث بروز مشکلات جبران ناپذیری خواهد شد، به همین دلیل کنترل و ثبت فعالیت کاربران یکی از مهم ترین دغدغه های نرم افزار های حسابداری است.
دارای پشتیبانی قوی و حرفه ای باشد: نرم افزاری را انتخاب کنید که پشتیبانی ۲۴ ساعته داشته باشد، وجود کارشناسان مجرب و همچنین پشتیبانی 24 ساعته به شما این امکان را می دهد که در هر زمان که خواستید از کارشناسان راهنمایی های لازم را دریافت کنید.
یکپارچگی نرم افزار های حسابداری: با یکپارچگی سیستم های مالی کسب و کارها، دسترسی کاربران راحت تر شده و همچنین سرعت تبادل اطلاعات و ثبت رویدادهای مالی نیز بیشتر می شود.
دارای قابلیت ارتقاء نرم افزار باشد: هرچه بیشتر از ثبت شرکت ها و یا راه اندازی کسب و کارها بگذرد، کارایی آن ها ارتقاء پیدا کرده و دچار تغییر و تحول می شود، به همین دلیل سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که در مواقع نیاز به قابلیت های بیشتر، بتوانید به راحتی آن را ارتقا دهید.
یادگیری آن آسان باشد: یکی دیگر از امکاناتی که برای صاحبان کسب و کار دارای اهمیت است کار با این نرم افزارها می باشد، شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتوانید به راحتی با آن کار کرده و درصد خطا در ثبت اطلاعات را به حداقل برسانید.
کلام پایانی
مقاله 7 نکته مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری که باید بدانید! به پایان رسید امروزه با زیاد شدن نرم افزار حسابداری و قابلیت های متنوع این نرم افزارها انتخاب آن ها بسیار دشوار شده است، و همین امر موجب شده تا مخاطبان برای خرید این نرم افزارها دچار سردرگمی شوند، به همین دلیل در این مقاله به آموزش نکات کلیدی لازم برای خرید نرم افزار حسابداری اهتمام ورزیدیم. تشکر که تا انتها همراه ما بودید و مطالب ما را جهت افزایش اطلاعاتتان انتخاب کردید. امید بر این است این مطالب برای شما مفید واقع شده باشد.