آموزش ارسال ایمیل‌های شخصی انبوده در جی‌میل
اگر قصد داشته باشید یک ایمیل یکسان را برای چندین نفر ارسال کنید، اما در عين حال بخواهید آن را برای هر کدام از گیرندهها شخصی‌سازی کنید، استفاده از روش تنظیم یک ایمیل ادغام شده در وقت شما بسیار صرفه‌جویی خواهد کرد. بعضی از نرم افزارهای مدیریت ایمیل مثل Outlook برای این کار یک گزینه ادغام ایمیل (mail merge) داخلی دارند، اما اگر شما میخواهید از جی‌میل خود برای این کار استفاده کنید باید یک افزونه کروم را دانلود كنيد.
آموزش ارسال ایمیل‌های شخصی انبوده در جی‌میل
ادغام ایمیل با وارد کردن یک صفحه گسترده (spreadsheet ) و استفاده از دادههای موجود در سلولهای آن برای پر کردن خودکار بخش خاصی از یک ایمیل برای هر گیرنده انجام میشود. شما از طریق این لینک میتوانید افزونه Mail Merge for Gmail را دانلود کرده و کار ادغام ایمیل را انجام دهید.
بعد از اضافه کردن افزونه، کاری که شما باید انجام دهید این است که در Google Drive یک صفحه گسترده ایجاد کنید، به بخش Add-ons > Mail Merge and Scheduler > Create Merge Template برويد تا صفحه گسترده شما به یک لایه صفحه گسترده استاندارد ادغام ایمیل تبدیل شود. از اینجا به بعد شما دو کار را میتوانید انجام دهید. دادهها را به صورت دستی وارد کنید یا اطلاعات را از Google Contacts خود وارد کنید. اگر شما از Google Contacts استفاده میکنید، اطمینان حاصل کنید که گروههای تماس شما از قبل آماده باشد و بعد در صفحه گسترده خود Add-ons > Mail Merge and Scheduler > Import Google Contacts را انتخاب کنید. سپس گروه مورد نظر خود را انتخاب کنید تا اطلاعات آن به طور خودکار به صفحه گسترده اضافه شود.
بعد از اینکه این مراحل با موفقیت به اتمام رسید، در بخش Add-ons به Mail Merge برگشته و منوی Scheduler و بعد Configure Mail Merge را انتخاب کنید. این پنجره به شما اجازه میدهد تا گزينههای مختلفی را انتخاب کنید، نام خود را وارد کنید، ccها و bccها را وارد کنید و یک قالب برای ایمیل انتخاب کنید. شما هم میتوانید قالب شخصی خود را ایجاد کنید و یا از یک Gmail draft استفاده کنید.
در اینجا باید از کمی ترفند استفاده کنید. برای این که افزونه Mail Merge بتواند داده را به طور خودکار وارد کند شما باید آن داده را با استفاده از فراخوانی متون خاص وارد کنید. به عنوان مثال، برای وارد کردن یک نام از ستون First Name موجود در صفحه گسترده خود، عبارت {{First Name}} به همراه هر دو علامت آکولاد را تایپ کنید.
برای نمونه اگر اولین خط ایمیل شما به این شکل باشد:
Dear {{First Name}}
هر ایمیلی که شما ارسال میکنید به طور خودکار {{First Name}} را با نام متناظر موجود در ستون First Name صفحه گسترده شما جایگزین خواهد کرد. وقتی شما تمام تنظیمات قالب ایمیل خود را انجام دادید، روی گزينه Run Mail Merge کلیک کنید تا ایمیلها ارسال شوند، و یا روی گزينه Only Create Drafts کلیک کنید تا ایمیلها به صورت پیش نویس برای ارسال در آینده ذخیره شوند.
این افزونه رایگان است و به شما اجازه میدهد روزانه تا 50 ایمیل را ارسال کنید. اما یک نسخه پریمیوم از این افزونه نیز وجود دارد که هزینه آن 29.99 دلار است که محدودیت ارسال را تا 1500 ایمیل در روز افزایش میدهد.